I februari 2023 inkom en begäran om allmän handling till Region Dalarna. Personen ifråga hade mailat till adressen för invånarsupport för att få en kopia av en journalhandling. Personen fick till svar att ringa in sin anmälan till regionens utlämningsfunktion. Efter ha ringt in till utlämningsfunktionens automatiska telefonsvar fick denne besked om att hen skulle bli uppringd ca två veckor senare.
En begäran om allmän handling ska hanteras skyndsamt enligt Tryckfrihetsförordningen 2:16. Hantering ska alltså ske samma dag eller max några dagar efter. Antingen med ett utlämnade av handlingen eller ett besked om varför handlingen inte kan lämnas ut.
ChefsJO skriver bland annat följande i beslutet:
”ChefsJO konstaterar att det inte finns något formkrav för hur en begäran om att ta del av en allmän handling ska göras. Den som t.ex. vill framföra sin begäran per e-post kan således göra det. Regionen får kritik för att den inte har handlagt och besvarat en begäran som skickats till myndigheten med e-post. Vidare kritiseras regionen för att handlingen i fråga lämnades ut först två månader efter att den hade begärts ut. ChefsJO konstaterar att det är uppenbart att hanteringen står i strid med skyndsamhetskravet i tryckfrihetsförordningen.
Avslutningsvis understryker chefsJO att offentlighetsprincipen, som bl.a. innefattar rätten att ta del av allmänna handlingar, är central i den svenska rättsordningen och ett fundament i vår demokrati. Det är därför mycket viktigt att en myndighet ser till att principen får genomslag vid valet av t.ex. tekniska lösningar, bemanning och organisatorisk uppbyggnad. Digitala kontaktvägar passar många gånger det stora flertalet människor men det är inte alla som kan eller vill använda sig av sådana. ChefsJO utgår från att Region Dalarna vidtar de lämpliga åtgärder som krävs för att skyndsamhetskravet ska kunna följas framöver, oavsett vilka kontaktvägar enskilda väljer för att begära att ta del av en allmän handling.”
Vi ställde frågan till Region Dalarna om man uppdaterat sina processer efter beslutet. Så här svarar Nall Sandra Eriksson –t.f. Arkivchef Region Dalarna
– Ja vi har ändrat arbetssätt gällande hanteringen av inkommande samtal. Det kösystem som vi införde har tagits bort. Idag arbetar vi med telefonen så att man får en tid för den dagen man ringer in och får även handläggning av sitt ärenden samtidigt. Sedan har det gjort en del utbildningsinsatser till andra verksamheter om vikten att vidarebefordra begäran om handlingar till oss så att de inte fastnar på vägen.
Redaktionschef
Christel Prinsén
